Inkoop bij Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht (de HU) wordt vanwege de omvang van de besteding van publieke middelen door de overheid aangemerkt als aanbestedende dienst. Daarmee zijn wij gehouden aan Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden. Afhankelijk van de contractwaarde moeten we daarom een aanbestedingsprocedure volgen en aan andere regels voldoen.

Bekijk het overzicht van de door de HU aangewezen procedures en grensbedragen.

Publicatie van aanbestedingen

Voor het publiceren van aanbestedingen en bijbehorende stukken gebruikt de HU het aanbestedingsplatform Negometrix. Deze informatie wordt ook doorgezet naar het online marktplein voor aanbestedingen van de overheid: TenderNed.

De HU wijst uitdrukkelijk algemene- of leveringsvoorwaarden van leveranciers van de hand. Wij hanteren de Rijksinkoopvoorwaarden, tenzij in een Overeenkomst die de HU heeft afgesloten anders staat vermeld.

De volgende Rijksinkoopvoorwaarden zijn van toepassing:

• voor diensten
• voor koop en huur producten
• voor IT-prestaties

Voor de uitvoering van werken (aanleg, installatie en (onderhouds-)diensten) en van technische installatiewerken gelden de administratieve voorwaarden (UAV).

In afwijking van wat vermeld staat in de UAV geldt dat alle voortvloeiende geschillen bij uitsluiting worden onderworpen aan het oordeel van Rechtbank Midden-Nederland.

Wij hebben een regeling voor de afhandeling van klachten bij aanbestedingsprocedures die door de HU worden uitgevoerd. Via deze regeling streven wij ernaar om klachten onafhankelijk te behandelen en in goed overleg op te lossen zodat klachten niet onnodig hoeven te worden voorgelegd aan de rechter. Tijdens de procedure kunt u een klacht indienen bij het klachtenmeldpunt.

Geef bij de aanmelding duidelijk en gemotiveerd aan over welk punt van de aanbesteding uw klacht gaat. Heeft de klacht betrekking op de geschiktheidseisen, selectiecriteria of contractvoorwaarden van deze aanbestedingsprocedure? Dan moet u eerst de vraag- en antwoordprocedure doorlopen om uw bezwaar kenbaar te maken. Als u vindt dat de reactie van de aanbestedende dienst niet voldoet, kunt u een klacht indienen bij het klachtenmeldpunt. Een onafhankelijke deskundige van het klachtenmeldpunt neemt de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling.
 
U kunt als ondernemer gebruikmaken van deze klachtenregeling, maar u bent dat niet verplicht. U blijft het recht houden om een gerechtelijke (kortgeding-)procedure te starten bij de bevoegde (voorzieningen-)rechter. Is zowel een klacht ingediend als een gerechtelijke procedure gestart? Dan wordt de behandeling van de klacht opgeschort tot na de uitspraak van de (voorzieningen-)rechter. Mogelijk staat na de behandeling van een klacht in het kader van deze klachtenregeling ook een klachtenprocedure bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) open.

Download voor meer informatie de klachtenprocedure Aanbesteden van de HU.

Bestellingen van de HU met een order

Van iedere door u geplaatste bestelling ontvangt u van de HU een order met uniek ordernummer. Gebruik altijd het ordernummer dat vermeld staat bij de geplaatste bestelling. U moet het ordernummer vermelden op de facturen en pakbonnen van producten. Facturen en pakbonnen zonder ordernummer nemen wij niet in behandeling.

Hebt u een bestelling ontvangen van de HU zonder ordernummer? Neem deze dan niet in behandeling en laat uw contactpersoon van de HU weten dat een bestelling moet worden aangeleverd met een ordernummer. Dit ordernummer begint met 2 of 3 letters en wordt gevolgd door 9 cijfers en is géén activiteitencode.

Vraag over de bestelling

Hebt u een vraag over de bestelling? Neem dan contact op met degene die op de order vermeld staat als contactpersoon.

Levering producten

Levering vindt uitsluitend plaats op de afleverlocatie die op de order staat vermeld op werkdagen tussen 8.00 en 17.00 uur. Op het pakket of pakbon moet de volgende informatie staan:

• bij gekoelde of breekbare producten: een sticker op het pakket
• een ordernummer van de HU 
• een naam van de contactpersoon en HU-afdeling, afleverlocatie en adres

Afleveradressen

• Voor Heidelberglaan 7: Cambridgelaan 110
• Voor Heidelberglaan 15: Cambridgelaan 320
• Voor Padualaan 101: Cambridgelaan 100
• Voor Padualaan 99: Cambridgelaan 96
• Voor Padualaan 97: Cambridgelaan 96

Bij de levering tekent een HU-medewerker alleen alleen voor het aantal pakketten op basis van de pakbon zonder de inhoud te bekijken. De besteller controleert de levering. 

Facturering

De factuur wordt alleen in behandeling genomen wanneer u deze digitaal aanlevert via facturen@hu.nl.

Om de factuur goed in behandeling te nemen, moet deze de volgende specificaties hebben:

• het ordernummer van de HU
• het juiste factuuradres:
  
  Hogeschool Utrecht
  Postbus 85083
  3508 AB Utrecht
  Padualaan 97
  3584 CH Utrecht

• een omschrijving van de producten en/of diensten
• de naam van de contactpersoon en afdeling van de HU
• de gespecificeerde kostprijzen (tarief x hoeveelheid)
• de prijzen in euro’s (€), gespecificeerd in brutoprijzen
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag. Is sprake van verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen
• het totaalbedrag van de factuur

De factuur moet ook voorzien zijn van de basisgegevens die de Belastingdienst voorschrijft. Lees meer daarover op de site van de Belastingdienst.

Let op: facturen moeten dus aangeleverd worden via de mail: facturen@hu.nl. Per post aangeleverde facturen nemen wij niet in behandeling.

Betaling

Wij hanteren een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Contact

Neem voor vragen over facturering contact met ons op. De financiële helpdesk is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.30 - 12.00 uur en van 13.00 - 15.00 uur via 088 - 481 55 77 of via de mail: financielehelpdesk@hu.nl.

Informatie voor leveranciers van Hogeschool Utrecht die een Jaarorder hebben ontvangen

De HU plaatst onder vermelding van het jaarordernummer bestellingen bij u. Deze bestellingen gaan over de producten en/of diensten die in de order staan vermeld. Gebruik altijd dit ordernummer voor bij u geplaatste bestellingen. Wordt het ordernummer gevolgd door een eventueel volgnummer of ander kenmerk? Dan is het belangrijk om ook dit te vermelden.

Vermeld het ordernummer op facturen en pakbonnen van producten anders nemen wij ze niet in behandeling. U kunt meerdere ordernummers ontvangen van bestellingen vanuit verschillende onderdelen en afdelingen van de HU.

Werkwijze

Hebt u bestellingen van de HU ontvangen zonder ordernummer? Neem deze dan niet in behandeling en laat uw contactpersoon bij de HU weten dat een bestelling altijd een ordernummer moet hebben. Hebt u een vraag over de bestelling? Neem dan contact op met degene die op de order vermeld staat als contactpersoon.

Levering producten

Levering vindt uitsluitend plaats op de afleverlocatie die op de order staat vermeld op werkdagen tussen 8.00 en 17.00 uur. Op het pakket of pakbon moet de volgende informatie staan:

• bij gekoelde of breekbare producten: een sticker op het pakket
• een ordernummer van de HU 
• een naam van de contactpersoon en HU-afdeling, afleverlocatie en adres

Bij de levering tekent een HU-medewerker alleen alleen voor het aantal pakketten op basis van de pakbon zonder de inhoud te bekijken. De besteller controleert de levering. Lees meer over het proces onder de kop 'Factureren aan de HU' op deze pagina.