Senior Managementassistent bestuursdienst

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

Als senior managementassistent(e) ben je een van de professionele ondersteuners van de leden van het College van Bestuur (CvB). Je werkt nauw samen met drie collega’s op het bestuurssecretariaat en de andere collega’s van de Bestuursdienst. Hoofdtaak is de ondersteuning van 1 CvB-lid bij de agendaplanning. Een hele uitdaging, gezien de grootte van de organisatie, het brede palet aan activiteiten en nevenfuncties en agenda’s die voortdurend aan verandering onderhevig zijn. Je voert regie over complexe agenda’s en zorgt ervoor dat het collegelid goed voorbereid naar zijn/haar afspraken gaat. Daarbij handel je zelfstandig en proactief mailberichten af en bespreek je deze waar nodig met collega’s uit de Bestuursdienst of het betreffende collegelid. Ook ondersteun je de collega’s van de Bestuursdienst bij hun werkzaamheden en neem je actief deel aan Bestuursdienst-brede activiteiten.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit 4 personen, een fijne en collegiale werksfeer, wij hebben elke dinsdag werkoverleg en vervangen elkaar tijdens afwezigheid. Wij werken voornamelijk op locatie. Woensdag en/of vrijdag zijn de werkdagen waarop je in ieder geval werkzaam bent.

Een dag uit het leven van een managementassistent

Om 08.45 uur stap ik het kantoor binnen. Dankzij onze flexibele werktijden kan ik mijn dag starten op een manier die voor mij prettig werkt. Met een dampende kop koffie in mijn hand neem ik de trap naar de derde verdieping, waar ik mijn werkplek opstart. Mijn laptop verbind ik met twee schermen, klaar om de dag goed te beginnen.

Eerst duik ik in de mailbox van mijn bestuurder. Tijdens mijn treinreis heb ik op mijn werktelefoon al een glimp van de belangrijkste e-mails opgevangen, dus ik weet welke zaken ik meteen moet oppakken. Wat ik zelfstandig kan afhandelen, regel ik direct. Daarna bekijk ik de planning voor de dag: alles wat ik eerder al had voorbereid, krijgt nog een laatste check met een frisse blik.

Naast de inbox van mijn bestuurder beheer ik ook mijn eigen mailbox en de gezamenlijke mailbox van het College van Bestuur samen met mijn drie collega’s. Ik zorg dat alle binnengekomen stukken in ons digitale systeem, iBabs, worden geplaatst, beantwoord e-mails of zet deze uit bij de juiste collega’s.

Voor ik het weet, is het 11.00 uur. De tijd vliegt! Ik regel nog wat afspraken en werp alvast een blik vooruit op onze komende nieuwjaarsborrel. Een belletje naar de locatie en wat afstemming later is ook dat weer geregeld.

Rond 12.30 uur is het tijd voor lunch. Ik haal een kop heerlijke soep in de kantine van de hogeschool en eet samen met collega’s aan een van de tafels in onze kantoortuin. Even ontspannen, gezellig kletsen en het hoofd leegmaken voordat de middag start.

Na de lunch staat een overleg met mijn bestuurder op de agenda. We nemen de planning door, kijken of er nog voorbereidingen nodig zijn en bespreken de verzoeken en uitnodigingen die via de gezamenlijke mailbox zijn binnengekomen. Zodra we klaar zijn, ga ik aan de slag: catering bestellen voor een overleg, facturen accorderen en controleren of alle zalen voor de komende dagen zijn gereserveerd.

Om 15.00 uur luister ik naar een Teams-terugkoppeling voor medewerkers van de bestuursdienst over bijvoorbeeld een overleg van de Hogeschoolraad of het College van Bestuur. Zo blijf ik altijd op de hoogte van wat er speelt. Ondertussen geniet ik van een stukje fruit uit het fruitkistje dat twee keer per week voor alle collega’s wordt bezorgd.

Tegen het einde van de dag check ik nog een keer de mailboxen en rond ik de laatste taken af. Rond 17.00 uur sluit ik mijn laptop en vertrek ik richting station. Natuurlijk zijn er dagen waarop alles ineens omgegooid moet worden door een spoedoverleg. Samen met mijn collega’s zorgen we er dan voor dat alles soepel verloopt en iedereen tijdig op de hoogte is. Het is juist die afwisseling die dit werk zo leuk maakt: geen dag is hetzelfde, en daar geniet ik van!

Wij bieden jou

Bij ons krijg je de mogelijkheid om te werken aan studentsucces en een voortrekkersrol te pakken bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in de regio. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden om te komen werken bij de HU:

• Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,8 fte tot 1 fte. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm;
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een minimum salaris van € 3.311,92 en een maximum van € 4.376,46 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling. Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,35 netto per dag.
• Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel

Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe rol als senior managementassistent Bestuursdienst. Je herkent jezelf in de drie HU kerncompetenties: Resultaatgerichtheid, Samenwerken en Initiatief. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:

• Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 en hbo werk- en denkniveau.
• Gedegen ervaring hebt in een soortgelijke, zelfstandige functie waarbij jij een directie of bestuur ondersteunde, in een complexe organisatie.
• Het Nederlands beheerst op zakelijk niveau, in woord en geschrift.
• Ervaren bent met het MS Office-pakket. Ervaring met het werken met iBabs is een pre.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij de volgende competenties meebrengt:

• Communicatief sterk bent en ideeën en meningen op een heldere en correcte manier overbrengt (mondeling en schriftelijk).
• Jouw werk systematisch, effectief en efficiënt organiseert, de voortgang van taken en activiteiten bewaakt en zo nodig actie onderneemt.
• Je thuis voelt in een hectische omgeving, snel kunt schakelen in verschillende situaties en ook onder grote (tijds)druk overzicht blijft houden en accuraat blijft.
• Affiniteit hebt met het hoger beroepsonderwijs.

Jouw ontwikkelingsperspectief

Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Wij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. Hier komt alles samen. Want hoe meer wij samen optrekken, hoe beter we in staat zijn om onze studenten en professionals te leren werken aan oplossingen voor de vraagstukken van nu. De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.

De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort. We bieden hoger beroepsonderwijs aan op drie niveaus: associate degree, bachelor en master. En recent is daar een niveau bijgekomen, namelijk dat van het professional doctorate. Met ons onderzoek hebben we (regionale) impact én creëren we een omgeving waarin we studenten opleiden tot professionals die in staat zijn hun beroepspraktijk te innoveren.

Over de werkplek

De Bestuursdienst is een eenheid in het hart van de bestuurlijke organisatie van de HU, opererend vanuit het Utrecht Science Park (Uithof). De dienst is verantwoordelijk voor de secretariële, bestuurlijke, organisatorische en adviserende ondersteuning ten behoeve van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschap. Belangrijke aspecten hierbij zijn horizontale verbindingen opzoeken binnen de dienst, eigenaarschap, teamgericht werken en professioneel handelen. Je wordt van harte uitgenodigd hieraan een actieve bijdrage te leveren.
De Bestuursdienst werkt nauw samen met de Instituten, Kenniscentra en HU Diensten. Een positief werkklimaat staat hoog in het vaandel. De Bestuursdienst bestaat uit 25 collega’s.

Solliciteren

Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 5 januari 2025.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen? Neem dan contact op met Merijn Harms (Manager Bestuursdienst) via 0623663255 Heb je vragen over de sollicitatieprocedure neem dan

Contact op met Jacqueline de Moor (corporate recruiter) via 06 14 32 82 34 of mail jacqueline.demoor@hu.nl
Let op: de HU is van 23 december t/m 2 januari gesloten, maar Merijn en Jacqueline zijn telefonisch bereikbaar indien er vragen zijn.

We hebben onze eerste gesprekken gepland op woensdag 15 januari 2025. Mogelijk zal er een tweede gesprek plaatsvinden. Dit moment stemmen we dan samen af. Wat ons betreft kun je snel starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

Direct solliciteren

Reageer vóór 6 januari 2025